BMCA - "Tấm phiếu bảo hành" cho sự thành công của sự kiện

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là điều không ai mong muốn, tuy nhiên, nghịch lý là những phát sinh ngoài ý muốn luôn luôn thường trực. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu nguyên nhân của những sự cố xuất hiện khi tổ chức sự kiện và những phương án tối ưu để có một kế hoạch tổ chức, cũng như một sự kiện thành công.

Những rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện

• Rủi ro tới từ yếu tố ngoại cảnh

Một ví dụ đơn giản nhưng cũng có tác động rất lớn tới sự "sống còn" của sự kiện chính là thời tiết, đặc biệt là đối với những sự kiện, những bữa tiệc ngoài trời. Đối với những sự kiện diễn ra trong nhà, thời tiết cũng có ảnh hưởng nhất định. Nếu trời mưa hay quá lạnh thì có thể làm giảm mạnh số lượng người tham dự.

"Nắng mưa là chuyện của trời", hôm nay nắng đẹp nhưng hôm sau đường phố đã ngập lụt vì mưa, vậy nên chẳng có cách nào khác ngoài lên kế hoạch, tìm hiểu kỹ về tình hình thời tiết tại nơi diễn ra sự kiện để có những dự trù cần thiết và đưa ra nhiều phương án giảm thiểu tối đa rủi ro. 

• Rủi ro tài chính

Đây là loại rủi ro khiến không ít doanh nghiệp đau đầu. Doanh nghiệp không có khả năng đủ tổ chức, không dự toán được chi phí tổ chức, không tự đánh giá được tình hình và từ chối thuê ngoài, dẫn đến phí hoài công sức, thời gian, tiền bạc để mua lấy sự thất bại.

Nguyên nhân gián tiếp gây ra rủi ro tài chính còn nằm ở việc sự kiện không có tầm ảnh hưởng, số lượng người tham dự ít hơn dự kiến, sự kiện không mang lại hiệu quả, gây ra thua lỗ. Do vậy doanh nghiệp cần cân nhắc chi tiêu hợp lý, có biện pháp nhằm đảm bảo số lượng khách mời, xem xét các yếu tố ngoại cảnh để quyết định khoản chi phí sẽ đầu tư.

• Rủi ro an toàn, an ninh

Những sự cố, rủi ro có thể xảy ra với thiết bị sử dụng trong sự kiện có thể gây ra vô vàn hậu quả nghiêm trọng. Phải làm sao nếu đường dẫn bị rò rỉ? Việc lắp đặt hệ thống đèn chiếu sáng, loa đài có gây cản trở và vướng mắc khi sự kiện diễn ra? Hệ thống công suất nguồn điện có tương thích với thiết bị? Làm sao nếu đám đông quá khích làm hỏng thiết bị?

Ngoài ra, vấn đề an ninh cũng là một câu hỏi lớn đối với doanh nghiệp. Phương án nào cho sự kiện có cả trẻ em tham gia? Việc quản lý trẻ lạc và phương án thông báo đưa các em về với người lớn phải có kế hoạch như thế nào? Làm sao để trẻ nhỏ không gây ra rắc rối cho chương trình và cho cả bản thân các em?

Tất cả những câu hỏi trên đều yêu cầu  doanh nghiệp cần phải có kinh nghiệm và kế hoạch phòng ngừa rủi ro phù hợp thì mới có cơ hội để sự kiện diễn ra thành công và đem lại hiệu quả tối đa.

Phương pháp hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện

• Lên kế hoạch rõ ràng cho toàn bộ sự kiện, từ nội dung công việc, các khâu cần chuẩn bị, lên ý tưởng, triển khai, chạy thử, tổ chức và hậu event. 
• Xác định thứ tự ưu tiên các công việc, các hạng mục cần triển khai theo trình tự cụ thể.
• Tuyệt đối không chủ quan, phải luôn phương án dự phòng.
• Phân công rõ ràng, cụ thể và theo đúng timeline đã đặt ra cho nhân viên để đảm bảo tiến độ công việc.
• Phân tích, lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức.
• Lựa chọn những nhà cung cấp dịch vụ uy tín, giàu kinh nghiệm, làm việc minh bạch, rõ ràng và thấu hiểu doanh nghiệp.

BMCA - Tấm phiếu bảo hành cho sự thành công của sự kiện 

BMCA là agency tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam được hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn bởi chúng tôi cung cấp những giải pháp marketing toàn diện cho doanh nghiệp, từ tư vấn, lên kế hoạch, tiến hành chương trình dựa trên nội dung doanh nghiệp muốn truyền tải tới "hiện thực hóa” nội dung doanh nghiệp muốn gửi gắm tới khách hàng, đối tác. BMCA giúp giảm thiểu 99% rủi ro trong sự kiện với chi phí tổ chức hợp lý nhưng mang lại hiệu quả tối ưu.

Bạn đang thắc mắc và cần hỗ trợ thêm thông tin. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ!

BUSINESS MARKETING COMMUNICATIONS AGENCY

Địa chỉ: Số 37, Đường 3 Cư Xá Đô Thành, Phường 4, Quận 3, TP.Hồ Chí Minh.

Hotline: 0937 202 985 – 0327 066 400

Email: contact@bmca.com.vn

Liên hệ ngay: m.me/marketingcamketdoanhthu

Fanpage: BMCA – Business Marketing Communication Agency