Kinh nghiệm tổ chức Event chuyên nghiệp, thành công

Việc tổ chức event chính là công việc sẽ góp phần đánh bóng tên tuổi, thương hiệu cùng những dòng sản phẩm của công ty. Và thông qua những sự kiện. Đây chính là cơ hội dành cho những công ty có thể trao đổi, gặp gỡ. Và giao lưu cùng với các đối tác hay các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền. Điều này sẽ giúp thúc đẩy thông tin ở 2 chiều, và giúp tăng cường được các mối quan hệ có lợi dành cho doanh nghiệp.

Những kinh nghiệm tổ chức Event thành công

Đối với những công việc tổ chức sự kiện thì cũng giống như là một bức tranh của trò chơi ghép hình. Còn người chơi thì có thể thành công nếu như ghép được hoàn chỉnh một bức tranh. Bằng hàng ngàn và hàng trăm các mẩu chi tiết nhỏ nhặt. Và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp cũng sẽ được thể hiện trong sự hoàn hảo của từng chi tiết nhỏ.

Đối với những người tổ chức sự kiện thì cũng không phải lên kế hoạch cho liên lạc và chương trình. Cùng với các công ty cần thiết mà họ cũng cần phải biết liên hệ với những vị khác mời. Để biết thêm các thông tin chính xác và cần phải gắn bó cùng với toàn bộ những chương trình từ đầu cho đến cuối cùng.

Nếu như chương trình đã bị thay đổi trong phút cuối bởi bất cứ lý do nào. Thì kế hoạch sẽ phải bắt đầu lại từ đầu. Vì vậy, các nhân viên tổ chức sự kiện sẽ cần phải thực hiện thật kỹ càng cho từng chi tiết dù là nhỏ nhất.

Tổ chức Event cần chú ý điều gì?

Thông thương, mỗi khi tổ chức sự kiện thì các công ty sẽ nhắm đến các tiêu chuẩn sao khách sạn hoặc là nơi để tổ chức sự kiện. Những khách sạn mà có nhiều sao thì sẽ càng được ưu tiên. Bởi vì nơi đây, những điều kiện để tổ chức sự kiện sẽ được tối ưu hơn. Tuy nhiên, các khách sạn này sức chứa cũng sẽ có hạn, chỉ khoảng từ 300 - 400 người.

Có rất nhiều các doanh nghiệp sẽ phải ngỡ ngàng khi làm những chương trình với tính chất giao lưu công đồng. Tại các câu lạc bộ, sân vận động hay những nhà thi đấu,... Cùng với hệ thống âm thanh, ánh sáng chập chờn, hệ thống máy lạnh hoạt động kém hay vấn đề về an ninh,... Và cũng có những nơi thì lại không có cả thời gian để có thể dàn dựng và chạy thử chương trình. Bởi vì tiền thuê lại được tính bằng thời gian mà sự kiện diễn ra. Nếu như bạn mong muốn Event diễn ra một cách thuận lợi thì công ty hãy chi thêm một khoản để có thời gian dàn dựng và diễn tập trước.

Tổ chức Event và những sai lầm dễ mắc phải

Mỗi khi muốn tổ chức một sự kiện thì đôi khi người dẫn chương trình sẽ gây ra những tình huống dở khóc, dở cười. Thường thì bên làm chương trình cũng sẽ gửi một bản nói đã được biên soạn cho MC. Và MC sẽ phải đọc cũng như tập dượt thuần thục. Tuy nhiên, cũng có nhiều MC tự tin vào khả năng của bản thân mà không xem trước.

Tuy nhiên, cũng có các trường hợp mà MC lại chỉ nhận được bài nói của mình trước khi bắt đầu sự kiện vài giờ. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả đó chính là một dung ghi một đằng và MC lại nói một nẻo.

Ở một Event được tổ chức chuyên nghiệp thì sẽ tính toán đến các giải pháp xử lý các sự cố bất ngờ. Như vậy thì người tổ chức sẽ phải dự tính trước các tình huống xấu có thể xảy ra và tìm cách để giải quyết một cách cụ thể. Làm như thế sẽ hay hơn việc phải cố gắng để tổ chức sự kiện mà không xảy ra bất cứ một sự cố nào.

Thực tế thì đây cũng là một điều không thể, và sẽ có tác dụng ngược lại. Bởi vì càng cố chu toàn thì mọi thứ sẽ càng dễ xảy ra những sơ hở.

Và cũng có các sự việc xảy ra ngoài ý muốn bởi vì người tổ chức không nắm được luật lệ. Việc đầu tiên đó chính là xin phép tổ chức buổi họp báo. Và vón thì lại được các cơ quan quản lý quy định một cách rõ ràng. Thời gian cấp phép cho những doanh nghiệp Việt Nam sẽ là 1 ngày. Với những doanh nghiệp mà có yếu tố nước ngoài thì sẽ là trong 7 ngày. Với những người tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm bắt được quy định này. Mà đến sát ngày mời xin phép thì có nguy cơ bị hoãn cuộc họp.

Ngoài ra, việc treo băng rôn để quảng cáo cho Event cũng nên được quan tâm. Với những doanh nghiệp tổ chức sự kiện hứa sẽ treo băng rôn trong ít nhất 1 tuần, ở nhiều địa điểm trong thành phố. Thì đây cũng chỉ là một lời hứa hẹn suông. Cho nên trước khi thuê một đơn vị tổ chức sự kiện nào đó thì các bạn phải tìm hiểu thật kỹ về những yếu tố khác nhau. Và cũng không nên nghe lời hứa hẹn nhé.

Để có thể tổ chức một sự kiện thành công thì cũng cần có rất nhiều yếu tố khác nhau. Đặc biệt hơn, đó là thông qua việc tiếp xúc cũng như tương tác trực tiếp với những cá nhân tham dự Even. Thì doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội mở rộng thị trường và mở rộng danh sách khách hàng tiềm năng.